Klokkenluidersregeling

Vragen en antwoorden over het bureau van de ombudsman, de klachtenprocedure volgens de Wet op de naleving van de Supply Chain Due Diligence en het internetgebaseerde klokkenluiderssysteem bij The Quality Group GmbH en haar dochterondernemingen ("TQGG")

I. Wat is een ombudsman/klachtenbureau (klokkenluidersregeling)?

In het kader van de bestrijding van schendingen van wettelijke voorschriften en/of interne complianceregels, alsmede schendingen van de mensenrechten- en milieuverplichtingen, heeft TQGG een externe jurist aangesteld als ombudsman en contactpersoon voor ons klokkenluiderssysteem. De ombudsman is beschikbaar voor alle klokkenluiders die vertrouwelijk onregelmatigheden bij TQGG willen melden.

II. Wie kan contact opnemen met het klokkenluiderssysteem?

Ons klokkenluiderssysteem, beheerd door onze ombudsman, is algemeen beschikbaar voor iedereen die informatie kan verstrekken over onrechtmatig gedrag. Dit kunnen medewerkers, klanten of andere derden zijn. We accepteren alle meldingen waarvan u vermoedt dat er sprake is van een overtreding en die binnen het opgegeven onderwerp vallen.

III. Over welke onderwerpen kan informatie worden verstrekt?

Het klokkenluiderssysteem is beschikbaar voor meldingen van overtredingen van wet- en regelgeving, alsmede risico's op het gebied van mensenrechten en milieu en schendingen van de due diligence, voor zover deze betrekking hebben op ons bedrijf, onze business unit of onze leveranciers in de gehele toeleveringsketen.

De onderwerpen van de rapportage-inhoud omvatten met name de volgende zaken:

• Corruptie, witwassen van geld, omkoping, financiering van terrorisme, schendingen van exportcontroles
• Anticoncurrentieel gedrag
• Schendingen van de gedragscode en andere interne beleidsregels van TQGG (bijv. inkooprichtlijnen)
• Productveiligheid
• Discriminatie, pesten, grondrechten
• Gezondheid, operationele veiligheid, arbeidsveiligheid
• Personeelszaken, waaronder het negeren van werkinstructies
• Schendingen van de gegevensbescherming en informatiebeveiliging
• Antitrust-schendingen
• EU-aangelegenheden in de zin van de EU-klokkenluidersrichtlijn 2019/1937
• Schendingen van mensenrechten en verplichtingen inzake zorgvuldigheid op milieugebied.

Het klokkenluiderssysteem is niet bedoeld voor klachten die betrekking hebben op de operationele bedrijfsvoering. Informatie die via het klokkenluiderssysteem wordt ingediend en die betrekking heeft op zaken die buiten het gedefinieerde onderwerp vallen, wordt, met toestemming van de klokkenluider, doorgestuurd naar de juiste contactpersonen, of de juiste contactpersonen worden aangewezen.

IV. Hoe kan informatie worden verstrekt?

TQGG:

Onze medewerkers kunnen op elk gewenst moment contact opnemen met hun leidinggevenden, de afdeling Personeelszaken, de Algemene Raad of andere afdelingen binnen het bedrijf en hen om informatie vragen.

Klokkenluidersregeling / Ombudsman :

Onze medewerkers, zakenpartners en andere derden hebben ook toegang tot ons klokkenluiderssysteem, waarmee ze meldingen kunnen indienen bij onze ombudsman. U kunt uw meldingen telefonisch, per post, e-mail of persoonlijk indienen.

Advocaat Dr. Kathrin J. Niewiarra, Ombudsman

Philippistraße 11

14059 Berlijn

Telefoon:

TQGG@compliance-aid.com

De informatie kan in het Duits en Engels worden aangeleverd.

U kunt ook meldingen bij de Ombudsman indienen via ons elektronische klokkenluiderssysteem in meer dan 26 talen: www.compliance-aid-tqgg.hintbox.de

Hintbox

V. Hoe wordt de anonimiteit gewaarborgd en de klokkenluider beschermd?

De bescherming en vertrouwelijkheid van klokkenluiders zijn essentiële onderdelen van onze klachtenprocedure en worden zeer serieus genomen. Gedurende het gehele proces worden per geval individuele maatregelen ontwikkeld en geïmplementeerd om de bescherming van de klokkenluider tegen discriminatie of straf als gevolg van het verstrekken van informatie te waarborgen. Pogingen tot intimidatie, bedreigingen of discriminatie op de werkplek tegen klokkenluiders worden niet getolereerd. Als u te maken krijgt met intimidatie, bedreigingen of represailles als gevolg van het verstrekken van informatie, neem dan contact op met onze ombudsman of de relevante afdelingen van TQGG.

Als advocaat is de ombudsman ook gebonden aan het beroepsgeheim. Contacten, evenals alle informatie en adviezen, worden strikt vertrouwelijk behandeld. Dit wordt gewaarborgd door een aparte privacyovereenkomst met TQGG als cliënt.

Uw identiteit wordt alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klokkenluider aan TQGG bekendgemaakt. Mochten uw gegevens leiden tot onderzoeken door wetshandhavingsinstanties, dan wordt uw anonimiteit gewaarborgd door het verschoningsrecht van de advocaat, zelfs bij deze instanties.

VI. Wat gebeurt er met een ingediende tip?

Samenvatting:

De ombudsman onderzoekt de binnenkomende informatie en voert een eerste juridische beoordeling uit. Deze informatie wordt doorgestuurd naar Svenja Wachtel, General Counsel bij TQGG, voor verder onderzoek, mits de klokkenluider toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking. Absolute vertrouwelijkheid van de informatie is gegarandeerd. Indien de informatie kan worden onderbouwd, zullen verdere maatregelen worden genomen. Indien de informatie ongegrond blijkt te zijn, wordt het onderzoek gesloten. Bovendien worden alle persoonsgegevens verwijderd in overeenstemming met de regelgeving inzake gegevensbescherming.

De afzonderlijke stappen:

Ontvangst van de kennisgeving

De ontvangst van de tip wordt geregistreerd en de klokkenluider ontvangt uiterlijk binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van de Ombudsman.

Beoordeling van de kennisgeving

De ombudsman categoriseert de tip thematisch en onderzoekt de plausibiliteit ervan. Indien de tip plausibel is, wordt deze doorgestuurd naar Svenja Wachtel, juridisch adviseur, voor verder onderzoek, met behoud van vertrouwelijkheid.

Indien de klokkenluider dit wenst, zal de ombudsman gedurende de gehele procedure contact met hem of haar onderhouden. De wijze van contact valt echter uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de klokkenluider.

Indien de informatie niet aannemelijk is, wordt de procedure gestaakt en wordt de klokkenluider op de hoogte gebracht.

Verduidelijking van de feiten

De General Counsel zal, in overleg met de Ombudsman, de zaak van geval tot geval onderzoeken, op basis van de behoeften en tijdig, met gebruikmaking van alle beschikbare middelen. Eerst zal de General Counsel bepalen of er voldoende informatie beschikbaar is om de zaak te verduidelijken. Indien dit niet het geval is, neemt de Ombudsman contact op met de klokkenluider om nadere informatie te vragen.

Indien contact niet gewenst is en er op andere wijze niet voldoende informatie kan worden verzameld om de feiten te verduidelijken, wordt de procedure gestaakt. Indien er geen wangedrag of risico's binnen het bedrijf of bij haar zakenpartners of leveranciers kunnen worden vastgesteld, wordt de procedure eveneens gestaakt. De klokkenluider wordt hiervan op de hoogte gesteld.

Ontwikkeling van oplossingen

Indien wangedrag of een risico wordt vastgesteld, worden op basis van de verzamelde informatie passende preventieve en/of corrigerende maatregelen ontwikkeld. Indien mogelijk, passend en gewenst, wordt de klokkenluider betrokken bij de ontwikkeling van de preventieve en/of corrigerende maatregelen.

De klokkenluider ontvangt uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging een terugkoppeling van de Ombudsman over de voorgenomen en reeds genomen maatregelen en de redenen daarvoor, voor zover dit geen afbreuk doet aan (interne) onderzoeken en aan de rechten van de personen die het onderwerp zijn van een tip en binnen het kader van het wettelijk toelaatbare mogelijk is.

Initiëren van herstelmaatregelen en follow-up, evenals beoordeling van de effectiviteit

De preventieve en/of corrigerende maatregelen waartoe wordt besloten, worden in gang gezet en de uitvoering ervan wordt gecontroleerd door de Algemene Raad of een daartoe benoemd comité.

Daarnaast beoordeelt TQGG jaarlijks en indien nodig de effectiviteit van de klachtenprocedure. Hiervoor wordt met name gebruikgemaakt van feedback van klokkenluiders. Indien nodig worden aanpassingen doorgevoerd.

VII. Zijn er negatieve gevolgen als ik een misdrijf aangifte doe?

Als u naar beste weten en overtuiging een melding doet, ondervindt u geen nadelen binnen het bedrijf. Indien u echter willens en wetens een valse of kwaadwillige melding doet, of indien u zelf de toepasselijke gedragsregels overtreedt, behoudt TQGG zich het recht voor om juridische stappen te ondernemen.

VIII. Wat als de inhoud van het rapport later onjuist blijkt te zijn?

Het is belangrijk dat u ten tijde van de melding geloofde of aannam dat de inhoud waar was en dat u de melding niet met beledigende bedoelingen hebt gedaan. Mocht na onderzoek blijken dat de melding ongegrond was, dan heeft u daar geen last van.

IX. Wat gebeurt er als u bij het misbruik betrokken bent?

Ook in dergelijke gevallen raden wij u aan de kwestie te melden. Hiermee zal, voor zover wettelijk mogelijk, rekening worden gehouden bij het onderzoek naar de kwestie en het opleggen van eventuele sancties.

X. Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van het klokkenluiderssysteem voor de klokkenluider?

Er zijn voor de klokkenluider geen kosten aan verbonden.

XI. Creëert de tip een cliënt-cliëntrelatie met de Ombudsman?

Nee, er ontstaat geen advocaat-cliëntrelatie. De ombudsman is en blijft een vertegenwoordiger van TQGG. De rechtsverhouding van de ombudsman met TQGG als cliënt creëert echter een "(beschermend) effect" ten gunste van de klokkenluider. Dit stelt de ombudsman in staat om de klokkenluider informeel te adviseren over praktische zaken die specifiek zijn voor de individuele zaak, maar het is voor haar niet mogelijk om uw juridische belangen te behartigen als "uw" advocaat.