Klokkenluidersregeling

Vragen & antwoorden over het meldpunt (Ombudsstelle), de klachtenprocedure op grond van de Duitse wet zorgvuldigheidsplicht in toeleveringsketens en het internetgebaseerde klokkenluiderssysteem bij de ondernemingen van de Quality Group („TQG")

I. Wat is een meldpunt / klachtenbureau ("klokkenluiderssysteem")?

Als onderdeel van haar inspanningen om overtredingen van wettelijke voorschriften en/of interne compliance-regels, evenals schendingen van mensenrechten- en milieugerelateerde zorgvuldigheidsplichten te bestrijden, heeft TQG een externe advocate aangesteld als ombudsvrouw en aanspreekpunt voor ons klokkenluiderssysteem. De ombudsvrouw staat alle klokkenluiders ter beschikking die een vertrouwelijke melding willen doen over onregelmatigheden bij TQG.

II. Wie kan contact opnemen met het klokkenluiderssysteem?

Ons klokkenluiderssysteem, dat wordt beheerd door onze ombudsvrouw, staat in beginsel open voor iedereen die onrechtmatig gedrag kan melden. Dit kunnen medewerkers, klanten of andere derden zijn. Alle meldingen worden in behandeling genomen waarbij u een vermoeden van een overtreding heeft en die binnen het vastgestelde onderwerpsgebied vallen.

III. Over welke onderwerpen kunnen meldingen worden gedaan?

Het klokkenluiderssysteem is beschikbaar voor meldingen over overtredingen van wet- en regelgeving, evenals mensenrechten- en milieugerelateerde risico's en schendingen van zorgvuldigheidsplichten, voor zover deze betrekking hebben op ons bedrijf, ons bedrijfsonderdeel of onze leveranciers in de gehele toeleveringsketen.

De onderwerpen van de meldingen omvatten in het bijzonder:

Corruptie, witwassen, omkoping, financiering van terrorisme, overtredingen van exportcontroles
Concurrentiebeperkend gedrag
Overtredingen van de gedragscode en andere interne richtlijnen van TQG (bijv. inkooprichtlijnen)
Productveiligheid
Discriminatie, pesten, grondrechten
Gezondheid, bedrijfsveiligheid, arbeidsomstandigheden
Personeelskwesties, met inbegrip van het niet opvolgen van werkinstructies
Overtredingen op het gebied van gegevensbescherming en informatiebeveiliging
Overtredingen van het mededingingsrecht
EU-aangelegenheden in de zin van de EU-klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 en de Duitse wet ter bescherming van klokkenluiders (Hinweisgeberschutzgesetz)
Schendingen van mensenrechten- en milieugerelateerde zorgvuldigheidsplichten.

Het klokkenluiderssysteem is niet bedoeld voor klachten met betrekking tot de dagelijkse bedrijfsvoering. Meldingen die via het klokkenluiderssysteem worden ingediend en betrekking hebben op zaken buiten het gedefinieerde onderwerpsgebied, worden - met toestemming van de melder - doorgestuurd naar de betreffende contactpersonen, of er worden de juiste contactpersonen aangewezen.

IV. Hoe kunnen meldingen worden ingediend?

TQG:

Onze medewerkers kunnen te allen tijde met meldingen terecht bij hun leidinggevenden, de personeelsafdeling of andere afdelingen binnen het bedrijf. Voor de vennootschappen gevestigd in de VS is ook de aldaar aanwezige Chief Legal Officer beschikbaar als aanspreekpunt ("Chief Legal Officer"). Voor alle andere vennootschappen is de General Counsel en Chief Compliance Officer het aanspreekpunt.

Klokkenluiderssysteem / ombudsvrouw:

Daarnaast staat ons klokkenluiderssysteem ter beschikking van onze medewerkers, onze zakenpartners en andere derden, waarmee meldingen kunnen worden ingediend bij onze ombudsvrouw. U kunt uw melding telefonisch, per post, per e-mail of tijdens een persoonlijke afspraak indienen.

Advocaat Dr. Kathrin J. Niewiarra, ombudsvrouw

Philippistrasse 11

14059 Berlijn, Duitsland

E-mail: TQGG@compliance-aid.com

Telefoon: +49 (0) 30 / 4036750-17

Meldingen kunnen worden gedaan in het Duits en het Engels.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om meldingen bij de ombudsvrouw in te dienen via ons elektronische klokkenluiderssysteem, in meer dan 26 talen:

Hintbox

V. Hoe wordt de anonimiteit gewaarborgd en de melder beschermd?

De bescherming en vertrouwelijkheid van de melder vormen een essentieel onderdeel van onze klachtenprocedure en worden door ons zeer serieus genomen. Gedurende de gehele procedure worden, afhankelijk van het individuele geval, specifieke maatregelen ontwikkeld en genomen om de melder te beschermen tegen benadeling of bestraffing als gevolg van een gedane melding. Pogingen tot intimidatie, bedreigingen of benadeling op de werkplek jegens melders worden niet getolereerd. Als u als gevolg van een melding te maken krijgt met intimidatie, bedreigingen of represailles, neem dan contact op met onze ombudsvrouw of de daarvoor verantwoordelijke afdelingen bij TQG.

Als advocate is de ombudsvrouw bovendien gebonden aan de wettelijke geheimhoudingsplicht. Het contact, evenals alle informatie en meldingen, wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Dit wordt gewaarborgd door een aparte gegevensbeschermingsovereenkomst met TQG als opdrachtgever.

Uw identiteit wordt alleen met uw uitdrukkelijke toestemming aan TQG bekendgemaakt. Mocht uw informatie leiden tot een onderzoek door opsporingsautoriteiten, dan blijft uw anonimiteit, voor zover wettelijk mogelijk, ook ten opzichte van deze instanties gewaarborgd door de advocatengeheimhoudingsplicht.

VI. Wat gebeurt er met een ingediende melding?

Samenvatting:

De ombudsvrouw beoordeelt de binnenkomende meldingen en voert een eerste juridische beoordeling uit. Deze wordt, met toestemming van de melder voor doorgifte, doorgestuurd naar de General Counsel en Chief Compliance Officer bij TQG, of - indien het vennootschappen betreft die in de VS zijn gevestigd - naar de Chief Legal Officer in de VS, voor verdere beoordeling van de feiten. Een strikt vertrouwelijke behandeling van de meldingen wordt gegarandeerd. Voor zover de meldingen kunnen worden onderbouwd, worden verdere maatregelen genomen. Blijken de meldingen ongegrond te zijn, dan wordt het onderzoek beëindigd. Bovendien worden alle persoonsgegevens gewist in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

De afzonderlijke stappen:

Ontvangst van de melding

De ontvangst van de melding wordt gedocumenteerd en de melder ontvangt uiterlijk zeven dagen na ontvangst een ontvangstbevestiging van de ombudsvrouw.

Beoordeling van de melding

De ombudsvrouw ordent de melding naar onderwerp en beoordeelt de aannemelijkheid ervan. Indien de melding aannemelijk is, wordt deze - met inachtneming van de vertrouwelijkheid - doorgestuurd naar de General Counsel/Chief Compliance Officer respectievelijk de Chief Legal Officer voor verdere opheldering van de feiten.

Indien de melder dit wenst, blijft de ombudsvrouw gedurende de gehele procedure met hem of haar in contact. De wijze waarop dit contact wordt vormgegeven, wordt echter uitsluitend door de melder bepaald.

Is de melding niet aannemelijk, dan wordt de procedure beëindigd en wordt de melder hierover geïnformeerd.

Opheldering van de feiten

De General Counsel/Chief Compliance Officer respectievelijk de Chief Legal Officer klaart de feiten op in overleg met de ombudsvrouw, met volledige inzet van de beschikbare middelen, per geval, naar behoefte en tijdig. Daarbij wordt eerst onderzocht of er voldoende informatie beschikbaar is om de feiten op te helderen. Is dit niet het geval, dan neemt de ombudsvrouw contact op met de melder om aanvullende informatie te vragen.

Is contact niet gewenst en kan ook op andere wijze niet voldoende informatie worden verzameld om de feiten op te helderen, dan wordt de procedure beëindigd. Kan er geen wangedrag of risico binnen het bedrijf of bij de zakenpartners respectievelijk leveranciers worden vastgesteld, dan wordt de procedure eveneens beëindigd. De melder wordt hierover dienovereenkomstig geïnformeerd.

Uitwerken van oplossingen

Wordt er wangedrag of een risico vastgesteld, dan worden op basis van de verzamelde informatie passende preventieve en/of corrigerende maatregelen uitgewerkt. Voor zover mogelijk, zinvol en door hem of haar gewenst, wordt de melder betrokken bij het uitwerken van de preventieve en/of corrigerende maatregelen.

De melder ontvangt uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging een terugkoppeling van de ombudsvrouw over de geplande en reeds genomen maatregelen, alsmede de redenen daarvoor, voor zover dit (interne) onderzoeken en de rechten van de personen op wie de melding betrekking heeft niet schaadt en voor zover dit wettelijk toelaatbaar is.

Inleiding van corrigerende maatregelen, opvolging en effectiviteitsbeoordeling

De besloten preventieve en/of corrigerende maatregelen worden ingeleid en de uitvoering ervan wordt opgevolgd door de General Counsel, Chief Compliance Officer/Chief Legal Officer, of een daarvoor aangesteld comité.

Daarnaast beoordeelt TQG de effectiviteit van de klachtenprocedure jaarlijks en naar aanleiding van specifieke gebeurtenissen. Hiervoor wordt met name de feedback van melders gebruikt. Indien nodig worden aanpassingen doorgevoerd.

VII. Moet ik negatieve gevolgen vrezen als ik een melding doe?

Als u naar eer en geweten een melding doet, ondervindt u hiervan geen nadeel binnen het bedrijf. Doet u echter bewust een valse of kwaadwillige melding, of heeft u zelf de geldende gedragsregels overtreden, dan behoudt TQG zich het recht voor om juridische stappen te ondernemen.

VIII. Wat als de inhoud van de melding achteraf onjuist blijkt te zijn?

Van belang is dat u op het moment van de melding geloofde of aannam dat de inhoud waar was, en dat u de melding niet met kwaadwillige bedoelingen heeft gedaan. Als na onderzoek blijkt dat de melding ongegrond was, hoeft u geen negatieve gevolgen te vrezen.

IX. Wat gebeurt er als u zelf bij de misstand betrokken bent?

Ook in dat geval wordt u aangemoedigd om de kwestie te melden. Bij het onderzoek naar de feiten en een eventuele sanctionering wordt hiermee, voor zover wettelijk mogelijk, op passende wijze rekening gehouden.

X. Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van het klokkenluiderssysteem voor de melder?

Voor de melder zijn er geen kosten verbonden.

XI. Ontstaat er door de melding een mandaatrelatie met de ombudsvrouw?

Nee, er ontstaat geen mandaatrelatie. De ombudsvrouw is en blijft gevolmachtigde van TQG. Door de rechtsverhouding tussen de ombudsvrouw en TQG als opdrachtgever ontstaat echter wel een (beschermende) werking ten gunste van de melder. Hierdoor kan de ombudsvrouw de melder graag informeel adviseren over praktische vragen in het specifieke geval; het is haar echter niet mogelijk om uw juridische belangen te behartigen als "uw" advocaat.